Nee, je bent niet verplicht om de kosten in het kader van occasioneel telewerk te vergoeden. Wil je medewerkers die extra kosten maken toch vergoeden, dan kan je gebruikmaken van de volgende forfaitaire bedragen die vrijgesteld zijn van (para)fiscale lasten:
- Telewerkforfait:
- € 20/maand voor professioneel gebruik van de eigen IT-installatie (pc / laptop, printer, enz.)
- € 20/maand voor professioneel gebruik van de eigen internetaansluiting
- Bureauvergoeding: € 126,94 / maand
De bureauvergoeding geldt in principe alleen voor medewerkers die structureel en regelmatig een deel van hun werktijd thuis werken. Dit forfait dekt met name de kosten voor verwarming, elektriciteit, telefoon, klein kantoormateriaal en inrichting van het thuiskantoor.
De RSZ heeft bevestigd dat dit forfait ook aanvaard wordt voor medewerkers die tijdelijk thuis werken vanwege de coronacrisis. De belastingdienst beschouwt dit forfait ook als kosten eigen aan de werkgever. De Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) heeft een versnelde rulingprocedure opgezet voor werkgevers die tijdelijk de bureauvergoeding van € 126,94/maand willen toekennen. In dit verband is het belangrijk op te merken dat deze vergoeding tijdelijk is en gelijk voor alle medewerkers (zonder onderscheid naar functiecategorie).
Om dubbel gebruik te vermijden, moeten medewerkers, indien van toepassing, tijdelijk afzien van hun vergoeding voor bureaukosten.
Opgelet: het is mogelijk om de bureauvergoeding te combineren met de forfaits van € 20. Voorwaarde is dan wel dat de werkgever kan bewijzen dat de kosten die gedekt worden door de telewerkforfaits niet al in de bureauvergoeding zijn begrepen.
Wanneer de medewerker andere kosten maakt (bijvoorbeeld aanschaf van een beeldscherm of gebruik van de eigen vaste telefoon), kan de werkgever ook deze vergoeden. In dit geval accepteert de RSZ alleen terugbetaling op basis van de werkelijke kosten. Er is geen forfaitair bedrag.
Opgelet: een globale onkostenvergoeding, die al een deel voor telewerken voorziet, kan de bijkomende kosten misschien al dekken.
Bron: SD Worx