Non, vous n'êtes pas tenu de rembourser de frais dans le cadre du télétravail occasionnel. Toutefois, si vous souhaitez indemniser les employés qui encourent des frais supplémentaires, vous pouvez recourir aux forfaits suivants, exonérés de charges (para)fiscales :
- Forfait télétravail :
- 20 €/mois pour l'usage professionnel de l'installation informatique propre (PC/ordinateur portable, imprimante, etc.)
- 20 €/mois pour l'usage professionnel de l'Internet propre
- Indemnité de bureau : 126,94 €/mois
En principe, l'indemnité de bureau ne s'applique qu'aux employés qui prestent une partie de leur temps de travail à domicile sur une base structurelle et régulière. Ce forfait couvre notamment les frais de chauffage, d'électricité, de téléphone, de petit matériel de bureau et d'aménagement du bureau à domicile.
L'ONSS a confirmé que ce forfait est aussi accepté pour les employés qui travaillent temporairement à domicile à cause de la crise du coronavirus. L'administration fiscale considère également ce forfait comme des frais propres à l'employeur. Le Service des Décisions Anticipées (SDA) a mis en place une procédure accélérée de ruling pour les employeurs qui souhaitent octroyer provisoirement l’indemnité de bureau de 126,94 €/mois. Dans ce cadre, il est important de noter que cette indemnité est temporaire et égale pour tous les collaborateurs (sans distinction selon la catégorie de fonction).
Pour éviter une double utilisation, les employés doivent renoncer temporairement à l’indemnité pour frais de bureau le cas échéant.
A noter : Il est possible de cumuler l'indemnité de bureau avec les forfaits de 20 € à condition que l'employeur puisse prouver que les frais couverts par les forfaits télétravail ne sont déjà inclus dans l'indemnité de bureau.
Si l'employé doit engager d'autres frais (ex : achat d'un écran ou utilisation de son propre téléphone fixe), l'employeur peut également les rembourser. Dans ce cas, l’ONSS n’accepte un remboursement que sur la base des frais réels. Il n’y a pas de montant forfaitaire. Attention toutefois : un remboursement des frais global, qui prévoit déjà une partie pour le télétravail, couvre peut-être déjà les coûts supplémentaires.
Source : SD Worx